Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
- Unternehmen
- REVITA Immobilien GmbH
- Vertreten durch
- Geschäftsführer: Heiner Thiele
- Anschrift
-
Krentruper Straße 40
32791 Lage - [email protected]
Datenschutzbeauftragter
- Name
- Heiner Thiele
- [email protected]
Grundlegendes zur Datenverarbeitung
Diese Anwendung dient der Verwaltung von Immobilien, Verträgen, Wartungsvorgängen und der damit verbundenen Korrespondenz. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Anwendung). Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, ist lit. a DSGVO Rechtsgrundlage.
Hosting & Server-Logfiles
Die Anwendung wird auf Servern unseres Hosting-Dienstleisters betrieben. Der Dienstleister verarbeitet die in dieser Anwendung anfallenden Daten in unserem Auftrag und ausschließlich nach unseren Weisungen. Mit dem Dienstleister wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Bei jedem Aufruf erhebt der Server automatisch technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles), etwa die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Ressource, den HTTP-Statuscode sowie den verwendeten Browser und das Betriebssystem. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Anwendung auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Hosting-Dienstleister: STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland
Nutzerkonten & Anmeldung
Für die Nutzung der Anwendung ist ein persönliches Benutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir die Bestands- und Anmeldedaten der Nutzerinnen und Nutzer, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort und — sofern hinterlegt — ein Profilbild sowie persönliche Einstellungen.
Diese Daten verarbeiten wir, um den Zugang zur Anwendung bereitzustellen, Nutzer zu authentifizieren, Berechtigungen zu verwalten und die Sicherheit der Konten zu gewährleisten. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert und sind für uns nicht im Klartext einsehbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Verwaltungsdaten (Objekte, Verträge, Wartung, Korrespondenz)
Im Rahmen der Nutzung werden Daten zu Gebäuden, Einheiten, Verträgen, Nachunternehmern, Wartungs- und Sanierungsvorgängen sowie zugehörige Dokumente und Korrespondenz gespeichert. Soweit diese Daten Angaben zu natürlichen Personen enthalten (etwa zu Mietern, Ansprechpartnern oder Dienstleistern), handelt es sich um personenbezogene Daten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Begründung, Durchführung und Abwicklung der jeweiligen Vertrags- und Verwaltungsverhältnisse sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
KI-gestützte Belegverarbeitung (Bring Your Own Key)
Die Anwendung bietet optionale KI-gestützte Funktionen an, etwa zur automatischen Auslesung und Vorstrukturierung hochgeladener Belege. Diese Funktionen sind nur aktiv, wenn Sie als Kunde einen eigenen Zugang zu einem KI-Anbieter bereitstellen und den zugehörigen Schlüssel hinterlegen („Bring Your Own Key“). Ohne einen solchen hinterlegten Zugang findet keine KI-Verarbeitung statt.
Nutzen Sie diese Funktionen, werden die zur Verarbeitung erforderlichen Inhalte (insbesondere die Inhalte der hochgeladenen Belege) an den von Ihnen gewählten KI-Anbieter übermittelt und dort im Rahmen der Anfrage verarbeitet. Als KI-Anbieter stehen derzeit Anthropic (Claude) und OpenAI (GPT) zur Auswahl. Diese Anbieter können die Daten auch auf Servern in einem Drittland, insbesondere in den USA, verarbeiten. Der hinterlegte Schlüssel wird bei uns ausschließlich verschlüsselt gespeichert.
Grundlage einer etwaigen Datenübermittlung in ein Drittland sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und – soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist – der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angeforderten Funktion) sowie, soweit einschlägig, Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir verarbeiten die Belegdaten ausschließlich zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion und nutzen sie nicht zum Training eigener KI-Modelle. Eine Nutzung Ihrer Inhalte zu Trainingszwecken durch den von Ihnen gewählten KI-Anbieter erfolgt nur, soweit Sie dies gegenüber diesem Anbieter selbst zulassen; wir empfehlen, die Trainings- und Aufbewahrungseinstellungen Ihres KI-Zugangs entsprechend zu wählen.
Empfänger & Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich erlaubt oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Auftragsverarbeiter setzen wir nur auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO ein. Zu den Empfängern zählen insbesondere unser Hosting-Dienstleister sowie gegebenenfalls weitere technische Dienstleister.
Zur sicheren und performanten Auslieferung der Website nutzen wir gegebenenfalls einen Content-Delivery-Network- und Sicherheitsdienst (Cloudflare Inc., USA). Dabei können technische Zugriffsdaten (insbesondere IP-Adressen) in die USA übermittelt werden. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und – soweit der Empfänger zertifiziert ist – der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Daten eines Benutzerkontos werden gelöscht, wenn das Konto aufgelöst wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für vertrags- und steuerrelevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren (insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB); für die Dauer dieser Fristen wird die Verarbeitung eingeschränkt.
Ihre Rechte
Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes des Verantwortlichen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
https://www.ldi.nrw.de
Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch die Weiterentwicklung der Anwendung oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte, aktuelle Fassung.
Stand dieser Erklärung: 15.07.2026